Chi scrive ogni giorno contenuti aziendali, di diverso tipo, ha la necessità di essere compreso dai suoi lettori. Sembra una cosa semplice, quasi scontata, ma in realtà non lo è. Per tanti motivi, di natura per lo più culturale e tipici del nostro Paese. Premesso che la pratica e l’esercizio sono i migliori alleati dopo lo studio, vediamo 3 consigli per scrivere bene in azienda. A questi ne aggiungeremo uno extra dedicato all’Intelligenza Artificiale.
1. Dimentica (quasi tutto) quello che hai imparato a scuola
Culturalmente la scuola ci educa a inseguire la ricercatezza nei nostri testi. Usare sinonimi per non ripetere le parole, abbondare di coordinate per arricchire il periodo, utilizzare il gerundio in molte occasioni oppure le forme impersonali… Sono solo alcune delle regole che quando si fa scrittura di servizio e si vogliono scrivere bene contenuti aziendali è necessario mettere da parte.
Usare termini aulici, vivere al costante inseguimento di sinonimi per evitare ripetizioni oppure omettere il soggetto in frasi vicine per non avere ridondanza può essere altamente controproducente.
Quando si scrivono contenuti aziendali, indirizzati all’interno o all’esterno dell’organizzazione, non bisogna pensare come ci hanno insegnato a scuola né avere pretese di virtuosismo. La raffinatezza della penna non appartiene a tutti e deve necessariamente rimanere isolata alla scrittura letteraria, quella del diletto.
Per scrivere bene contenuti aziendali, invece, esistono una serie di regole tecniche che potrebbero non far sembrare bellissimo un testo ma sono necessarie perché sia funzionale, non solo per le persone ma anche per eventuali tecnologie di Intelligenza Artificiale che devono attingervi.
2. Parola d'ordine per scrivere bene: semplicità
Essere diretti, semplici e utilizzare un linguaggio il più basilare possibile diventa fondamentale per scrivere bene dei contenuti aziendali.
Nessuna paura quindi a:
- ribadire il soggetto dopo ogni punto,
- ripetere le parole senza usare sinonimi ed evitare fraintendimenti,
- scrivere frasi brevi, senza troppe incidentali. Meglio più frasi con lo stesso soggetto ripetuto che un periodo lungo, con tante virgole e soprattutto tanto sottinteso.
Poco prima della fine dell’anno sono stati diffusi gli ultimi numeri sulla capacità degli italiani di leggere e comprendere un testo. I risultati dello studio hanno stabilito che, in Italia, una persona su tre si colloca a un livello pari o inferiore a 1 (su una scala da 1 a 3). Questo vuol dire che un terzo degli italiani ha difficoltà a comprendere un testo oppure riesce a farlo con quelli più elementari: una situazione di analfabetismo funzionale, come si può approfondire in questo articolo di SkyTg24.
Chi scrive contenuti in azienda, soprattutto se rivolti ai clienti, deve tener conto di questi dati sociali e adattarsi. I nostri lettori – in un caso su tre – hanno bisogno di testi semplici, elementari, altrimenti non comprendono ciò che scriviamo. A cosa serve dunque la ricerca del virtuosismo? Saper scrivere bene vuol dire farsi capire e per farci capire dobbiamo fare appello a tutta la semplicità di cui siamo capaci.
3. Esercitare l'empatia
Chi sta leggendo il tuo testo ha il tuo stesso background cognitivo? Assolutamente no. Nessuno diverso da te lo avrà mai.
Questo deve portare chi vuole scrivere bene a esplicitare sempre tutto con le parole, senza dare nulla per scontato.
Esercitare l’empatia rende un professionista migliore anche chi vuole scrivere bene in azienda e punta a creare contenuti sempre chiari per tutti, senza lasciare spazio al dubbio e soprattutto senza creare frustrazione.
Consiglio EXTRA: scrivere bene per/con l'Intelligenza Artificiale
L’Intelligenza Artificiale è stata creata ricalcando e riproducendo le reti neurali umane ed ecco perché pensa come noi, solo lo fa in modo più veloce. Ciò che nei testi potrebbe essere equivocabile per un essere umano, come abbiamo detto finora, lo sarà anche e soprattutto per l’Intelligenza Artificiale.
Non solo, i modelli di AI Generativa che spesso vengono implementati nelle aziende, sono modelli input set: vuol dire che funzionano in base ai contenuti di input che gli sono stati dati in pasto per addestrarli. E se quei contenuti non sono scritti bene, secondo precise regole, l’AI Generativa non è così intelligente da bypassare le difficoltà e non darà risposte pertinenti. Un tema che rientra nella questione del Data Quality di cui ti abbiamo parlato in questo articolo.
Conclusioni
Questi tre semplici consigli per scrivere bene in azienda sono solo un punto di partenza. La Content Language Usability ha delle regole molto precise che guidano nella scelta delle parole, nella costruzione delle frasi e nell’ordine da dare agli elementi di un testo perché sia univoco.
È per questo che la nostra School of Knowledge offre un corso di Language Design dedicato a questi argomenti, in cui diamo ai professionisti gli strumenti necessari per iniziare a cambiare il loro mindset e arrivare a scrivere bene per la propria azienda.
