Quando si lavora e si ha bisogno di un’informazione, il percorso e il tempo per trovarla devono essere veloci. In azienda è fondamentale organizzare correttamente i contenuti e le informazioni in modo per farle trovare in modo semplice da qualunque tipo di intelligenza che la sta cercando, artificiale o umana. È il principio della Findability che, applicato al Knowledge Management, si riferisce a quanto i contenuti siano effettivamente facili da reperire, grazie all’adeguata architettura delle informazioni in cui sono inseriti ma anche al modo in cui sono formulati e che li rende “trovabili” da strade e punti d’accesso diversi.
Un’informazione, diversi modi di cercarla
Che siano umani o tecnologie a cercare un’informazione, i percorsi che ognuno decide di fare possono essere diversi: per ragioni di praticità, di abitudine all’uso degli strumenti disponibili, per velocità e molte altre variabili. Il segreto di un contenuto efficace è che sia facilmente trovabile da diversi punti d’accesso: motore di ricerca, chatbot, menu di navigazione. Per essere davvero d’aiuto l’informazione deve farsi trovare da chiunque e in qualunque momento.
Tre consigli per migliorare la Findability di un contenuto e farlo trovare facilmente
Proviamo a riassumere in tre suggerimenti alcuni segreti per un contenuto trovabile.
Scrivere in atomi
Un contenuto informativo va suddiviso in atomi, piccoli segmenti che danno informazioni complete ed esaustive. Questo lavoro aiuta l’intelligenza umana e soprattutto quella artificiale a rintracciare velocemente e facilmente l’esatto pezzo di informazione di cui ha bisogno in quel momento per lavorare. Produrre contenuti in atomi informativi aiuta la Findability, agevolando motori di ricerca e software nel pescare il risultato giusto e puntuale all’interno di tutta la Knowledge Base aziendale.
Offrire più modalità di ricerca per trovare facilmente le informazioni
Forzare macchine e umani a seguire un determinato percorso per arrivare all’informazione, senza dare diverse alternative, vuol dire ingabbiare il loro potenziale e spesso costringerli a trovare escamotage più veloci per arrivare a ciò di cui hanno bisogno. Una piattaforma di Knowledge Management ben fatta con una Knowledge Base organizzata correttamente, consente a ciascuno di trovare quello di cui ha bisogno per lavorare, a prescindere dal suo comportamento di ricerca.
Ecco alcune delle modalità di ricerca che devono essere disponibili perché i contenuti abbiano una buona Findability:
- Buche di ricerca dove è possibile digitare keyword oppure fare domande in linguaggio naturale
- Chatbot
- Tassonomie navigabili
- Percorsi condizionati semplici e intuitivi
- Suggerimenti
Permettere di interrogare una Knowledge Base con diverse modalità è fondamentale perché sia davvero efficace ed effettivamente utilizzata, quindi di valore.
Organizzare le informazioni in un’adeguata architettura
Tutto quello scritto finora non è praticabile senza avere alla base un’adeguata architettura delle informazioni. Quando si parla di tassonomie e architettura delle informazioni non esiste una polarizzazione tra giusto e sbagliato: ogni azienda, ogni Knowledge Base ha necessità diverse, abitudini diverse, un gergo diverso. È per questo che è fondamentale studiare la giusta organizzazione delle informazioni con e per chi ne fruisce ogni giorno, perché i contenuti diventino davvero ‘trovabili’.
