APQC, società americana no-profit specializzata in analisi e ricerche di mercato per le aziende, ha diffuso il suo report sui principali trend del Knowledge Management per il 2025. Per far emergere le più diffuse tendenze e l’organizzazione del KM all’interno delle società, APQC ha intervistato oltre 350 persone d’azienda di tutto il mondo, di cui oltre il 60% proveniente da Europa e Stati Uniti.
Il Knowledge Management viene gestito in modalità ‘enterprise’ e non più in silos
Dalla ricerca è emerso come il Knowledge Management sia largamente considerato un’attività dall’alto valore strategico e di supporto per il business. Non è un caso che il 93% dei modelli analizzati estende la gestione della conoscenza a tutta l’azienda e non a singoli dipartimenti o funzioni aziendali.
Si passa finalmente da una gestione – del business e della conoscenza – in silos a una visione strategica più ampia e condivisa tra tutti i dipartimenti.
I responsabili del Knowledge Management sono leader di alto livello
A questa visione ampia e al riconoscimento di un valore importante per il business, si ricollega il dato su chi sono le figure aziendali responsabili del Knowledge Management. Oltre il 70% degli intervistati ha affermato che nelle loro società i responsabili del KM rientrano nei ruoli di presidente, vice-president e C-suite. Questa impostazione permette infatti di allineare e adattare le strategie di Knowledge Management a quelle più alte del business e dello sviluppo dell’azienda. In minoranza sono i responsabili di Knowledge Management che afferiscono alla sfera della tecnologia.
Dallo studio è emerso che, quando il leader del KM è un membro della C-suite aziendale, è più semplice che la strategia sia allineata alle priorità e agli obiettivi più generali dell’azienda ed è in grado di influenzare anche le decisioni future. Se, invece, i responsabili del Knowledge Management rientrano più in una professionalità tecnologica, è più probabile che i progetti siano stati inseriti in un’ottica di trasformazione digitale, inclusi gli sviluppi di intelligenza artificiale e intelligenza artificiale generativa.
Analizzando, dopo i ruoli di responsabilità, gli altri membri dei team di Knowledge Management – mediamente composti da 20 persone – emerge come quasi tutte le aziende intervistate hanno delle figure di Specialist. Questi sono per lo più responsabili dell’operatività e dei processi di messa a terra delle strategie di gestione della conoscenza. Comune a quasi tutti è poi la presenza di Content Manager, che si occupano dei flussi di creazione dei contenuti e del loro ciclo di vita. Altre figure ricorrenti sono esperti di comunicazione che favoriscono la condivisione in azienda dei progetti di Knowledge Management e dei loro contenuti e i Business Analyst, che supportano le varie funzioni aziendali esterne quando hanno bisogno.
All’interno delle aziende, inoltre, vengono individuate figure che portano avanti, pur non facendo ufficialmente parte del team Knowledge, attività di championing e advocating: veri e propri ambassador del valore del Knowledge Management all’interno dell’organizzazione. Sempre presenti e coinvolti nei progetti, si trovano anche gli SME (Subject Matter Experts) che spesso hanno funziona di validazione e condivisione della Knowledge. In ultimo, si trovano le figure deputate al training e alla promozione di utilizzo dei tool di Knowledge Management.
Come si condividono in azienda i progetti di Knowledge Management
Tutto questo ecosistema di professionisti sopra menzionati, oltre che a organizzare e gestire la conoscenza, ha il compito di diffonderla. Per questo la ricerca ha provato a individuare i principali trend 2025 che riguardano le modalità di condivisione dei progetti di Knowledge Management all’interno dell’azienda.
Stando ai risultati, oltre il 60% utilizza incontri, webinar e summit per discutere e diffondere la cultura della Knowledge aziendale. Oltre il 70% promuove anche attività di condivisione di best practice legate proprio al Knowledge Management, per incentivarne l’adozione.
Tecnologia vs. umani: la maggior parte degli investimenti è ancora concentrata sulle persone
Partendo dai tool di gestione della conoscenza, i trend più diffusi possono essere ricapitolati così:
- Uso di tassonomie per filtrare i contenuti
- Funzioni di ricerca dei contenuti
- Funzioni di ricerca che utilizzano machine learning e intelligenza artificiale
- Meccanismi di raccomandazioni dei contenuti da consultare all’interno delle piattaforme di KM
- Integrazione del Knowledge Management all’interno degli spazi tecnologici di lavoro (Google, Microsoft, ecc.)
- Utilizzo di intranet aziendali
Nonostante la tecnologia stia costantemente facendo enormi passi avanti con gli agenti virtuali e tutte le implicazioni dettate dall’uso dell’AI Generativa, l’investimento economico più alto nel Knowledge Management riguarda ancora le persone. Dallo studio di APQC, infatti, è emerso che oltre la metà della spesa totale viene fatta per l’ingaggio di professionisti interni e in outsourcing per la gestione, la guida, l’esecuzione e la supervisione dei processi e degli approcci di Knowledge Management.
Per incentivare il contributo volontario ai progetti da parte delle persone in azienda, si studiano piani basati su gamification, promesse di formazione e sviluppo professionale e di crescita.
Misurare i KPI non è più un’opzione
Il monitoraggio costante di obiettivi e metriche del Knowledge Management è comune a tutte le realtà studiate e interpellate, non si tratta più di un’attività opzionale. Ma quali sono i KPI più ricorrenti?
- Al primo posto ci sono le metriche di engagement dei tool e delle strategie di KM (55%)
- La metà misura poi il tasso di adozione dei software di KM
- Il 40% monitora i feedback da parte dei business leader che accedono ai sistemi e ai contenuti della Knowledge
- Il 38% misura la soddisfazione dei clienti
- Il 35% tiene conto di KPI qualitativi con storie di successo
- Il 32% ha sviluppato metodologie di misurazione dell’impatto del Knowledge Management sul business
- Il 27% dichiara di misurare il ROI del Knowledge Management
Andando ancor più nel dettaglio: se oltre un terzo delle aziende attribuisce un valore economico all’utilizzo dei tool di Knowledge Management e a tutte le storie di successo, le best practice e le lezioni condivise, un numero ancora maggiore porta avanti delle analisi per studiare la correlazione tra le attività di KM e i risultati aziendali raggiunti.
In questo senso, i risultati che sempre più si attribuiscono alla corretta gestione della Knowledge sono:
- L’aumento delle entrate
- Il grado di soddisfazione dei clienti
- Il miglioramento della qualità del lavoro
- Il risparmio sui costi aziendali
- La velocità di apprendimento dei dipendenti
- Il risparmio di tempo dei dipendenti
- La riduzione dei rischi e la velocità di risoluzione dei problemi
Meno comune è l’osservazione della velocità di innovazione oppure dell’automazione di compiti e ruoli.
Per i leader aziendali il Knowledge Management ha un forte impatto sul business
A chiusura del report di APQC viene offerto un interessante spaccato sulla percezione dei leader aziendali rispetto ai progetti di Knowledge Management nelle loro realtà. Dall’analisi emerge che una percentuale vicina al 70% delle figure apicali crede fortemente nell’impatto sul business del Knowledge Management. E, infine, più del 60% dei progetti di KM presi in esame è considerato avere un enorme o alto valore misurabile.
Per leggere il report APQC completo, dal titolo 2025 KM Program Benchmarks and Metrics Survey Report, collegarsi qui e inserire i propri dati per scaricare tutti i risultati.
