Quanti tipi di Knowledge esistono? E qual è la differenza tra Knowledge aziendale formalizzata e non formalizzata? Cerchiamo di capire cosa distingue questi due tipi di conoscenza, perché entrambi sono di estrema importanza in azienda e come fare a valorizzarle affinché portino benefici e valore economico.
Knowledge aziendale formalizzata
Si parla di Knowledge aziendale formalizzata quando i contenuti della conoscenza aziendale sono messi nero su bianco e organizzati per essere disponibili e condivisi.
La conoscenza aziendale formalizzata può comprendere documentazione, notizie, procedure, dettagli di prodotto, tariffari e molte altre tipologie di contenuto. In molte aziende queste informazioni sono disponibili sotto forma di fogli Excel, Powerpoint, E-mail riepilogative.
Ma è nei casi più virtuosi che tutti questi contenuti sono organizzati in una precisa architettura delle informazioni e disponibili per tutti su una piattaforma di Knowledge Management.
Avere una Knowledge aziendale formalizzata infatti non è sufficiente per dire che il sapere circola in azienda in modo virtuoso, con informazioni trovabili e univoche. Per arrivare a questo, è necessario lavorare su tre grandi aspetti:
- Governance, chi è responsabile dei contenuti e come funziona il flusso di approvazione/pubblicazione
- Architettura delle informazioni, la tassonomia o le tassonomie con cui organizzare i contenuti perché siano facilmente trovabili per tutti (findability)
- Piattaforma tecnologica, dove gli stakeholder hanno a disposizione i contenuti della Knowledge
La Knowledge formalizzata, quindi, è quella parte di conoscenza aziendale che in qualche modo viene messa a disposizione di più persone in maniera ufficiale.
La Knowledge non formalizzata e a disposizione di pochi
In ogni azienda esiste un sottobosco di conoscenze che sono nella testa di poche persone oppure sono condivise su canali non ufficiali o comunque non aperti a tutti. Si tratta della Knowledge non formalizzata, la parte di sapere aziendale a più alto rischio.
Nelle aziende tipicamente vengono riconosciuti dei cosiddetti Subject Matter Experts, coloro che sanno più degli altri su determinati argomenti e che sono il punto di riferimento per tutti in caso di dubbi. Questa è la prima parte della Knowledge aziendale non formalizzata: il sapere che è detenuto da pochi e che questi pochi hanno il potere di condividere se e con chi vogliono.
Ma non sono solo i Subject Matter Experts a rappresentare la conoscenza non formalizzata. È stato stimato che quando un qualsiasi dipendente lascia l’azienda porta con sé il 95% delle sue conoscenze sul proprio lavoro, sui prodotti e sulle procedure dell’organizzazione. Un danno irreversibile per la società, se non si agisce su quel sapere affinché sia messo in condivisione con tutti.
La Knowledge non formalizzata viaggia su canali difficilmente tracciabili: a voce, nelle chat, raramente in momenti di formazione allargata.
Esistono però diverse strategie per individuarla, trasformarla e portarla all’interno del patrimonio di conoscenze formalizzate. Lo si fa attraverso interviste, assessment, workshop pensati ad hoc per far emergere quella parte di sapere che non è disponibile per l’azienda ma che è fortemente necessario per chi ci lavora.
Come la Knowledge diventa ritorno economico
Attuare strategie di Knowledge Management, affidandosi a consulenti specializzati come quelli del team di Aryanna oppure investendo nella formazione dei propri dipendenti, significa trasformare la propria Knowledge aziendale formalizzata e non formalizzata in ritorno economico.
Come? Quando gli stakeholder interessati alle informazioni e ai contenuti aziendali hanno la possibilità di trovarli facilmente e comprenderli in maniera veloce e inequivocabile si generano vantaggi importanti:
- Sui tempi di risoluzione di un lavoro
- Sulle modalità, che aderiscono perfettamente alle prassi e alle regole aziendali
- Sulla coerenza dell’operato di diverse persone
- Sulla soddisfazione del cliente finale
Ecco perché perché alle aziende conviene investire sul Knowledge Management.
