L’inserimento di nuove risorse è un momento cruciale per trasformare un talento in un vero capitale per l’azienda. Un onboarding efficace non si limita solo a presentare l’ambiente di lavoro e le responsabilità, ma deve anche fornire gli strumenti giusti affinché ogni collaboratore possa esprimere al meglio le proprie potenzialità e contribuire al successo aziendale.
Un buon onboarding è quindi il risultato di una selezione attenta, che individua candidati in linea con i valori e le esigenze dell’azienda, e di un percorso di accoglienza e formazione ben progettato, che metta il nuovo assunto nelle condizioni ideali per dare il meglio.
Un elemento centrale di questo processo è la Knowledge Base aziendale, che se costruita e gestita correttamente può trasformarsi in una risorsa economica di valore.
Vediamo più nel dettaglio che cos’è la Knowledge Base aziendale e come affrontare il processo di onboarding in 3 step.
Step 1: La Knowledge Base
Ogni azienda produce e utilizza quotidianamente una grande quantità di informazioni, dai processi interni alle linee guida operative, ai documenti di policy fino alle best practices. Durante l’onboarding, un accesso rapido e semplice a queste informazioni è fondamentale per il nuovo collaboratore, che ha bisogno di risposte rapide per inserirsi nel flusso di lavoro senza interruzioni.
Per trasformare la Knowledge Base in una risorsa economica e renderla efficace per l’onboarding, si seguono due principi chiave:
Trovabilità dell’informazione
La trovabilità riguarda la possibilità per il nuovo assunto (e per chiunque in azienda) di ottenere l’informazione giusta al momento giusto e in modo rapido. Questo si realizza solo attraverso una progettazione accurata dei flussi informativi. Per esempio, è utile organizzare le informazioni tramite tag, cartelle e sottocartelle, o utilizzare una categorizzazione logica e intuitiva che riduca i tempi di ricerca. Una Knowledge Base ben strutturata riduce drasticamente le interruzioni e facilita l’autonomia, permettendo al collaboratore di trovare risposte rapide e concentrarsi sulla produttività.
Usabilità dell’informazione
L’usabilità rappresenta la capacità di comprendere realmente e velocemente ogni informazione disponibile. Un documento o una procedura possono essere ben archiviati, ma se non sono facilmente interpretabili perdono di valore. Per questo, la Knowledge Base deve essere progettata con regole di scrittura semplici e dirette, coinvolgendo chi utilizza quotidianamente queste informazioni nel processo di redazione e aggiornamento.
Step 2: Accesso rapido ai documenti
Per orientare i nuovi collaboratori, una volta identificati i contenuti chiave da trasmettere, è essenziale creare piattaforme su misura che rendano questi contenuti sempre accessibili.
Le tecnologie più utilizzate per questo scopo rientrano in una o più delle seguenti categorie:
- Content Service Platform: per una gestione ordinata e fluida del flusso documentale.
- CRM Customer Engagement Center: soluzioni per una gestione completa e integrata del cliente, compreso il case management.
- Digital Experience Platform: piattaforme per pubblicare contenuti accessibili da web e mobile, migliorando l’esperienza utente.
- Enterprise Search / Insights Engine: sistemi che permettono una ricerca rapida e precisa delle informazioni all’interno della piattaforma.
Step 3: Supporto continuo
Un onboarding efficace non si esaurisce nelle prime settimane; richiede un supporto continuo per garantire che il nuovo collaboratore si integri completamente e continui a crescere all’interno dell’azienda.
Un programma di supporto post-onboarding potrebbe essere composto da:
- Sessioni di follow-up periodiche per monitorare i progressi, chiarire eventuali dubbi e offrire supporto in tempo reale.
- Accesso a una Knowledge Base aggiornata dove il collaboratore può trovare facilmente le informazioni necessarie per risolvere in autonomia dubbi o problemi.
- Mentorship e formazione continua per sviluppare nuove competenze e favorire l’integrazione nel team.
Questo approccio permette non solo di risolvere eventuali difficoltà rapidamente, ma anche di far sentire il collaboratore costantemente supportato, migliorando il coinvolgimento e la produttività a lungo termine.
Centralizzare risorse, rendere le informazioni trovabili e usabili, e promuovere un equilibrio tra Knowledge Base e tecnologia, rendono l’inserimento dei nuovi collaboratori rapido e motivante, migliorando l’engagement e l’efficacia fin dal primo giorno.
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