Nel contesto odierno delle aziende, le tassonomie sono strumenti fondamentali per la gestione della conoscenza, il flusso delle informazioni e la comunicazione interdipartimentale. Nel suo libro Organising Knowledge: Taxonomies, Knowledge and Organisational Effectiveness, Patrick Lambe esplora come le aziende possano utilizzare diverse tipologie di tassonomie per migliorare l’efficacia organizzativa. In questo articolo, ci concentreremo sui diversi tipi di tassonomie (come quelle a faccette, ad albero, gerarchiche, poligerarchiche, ecc.) e sulle loro applicazioni pratiche nelle organizzazioni.
Cos’è una tassonomia e perché è importante?
Una tassonomia è un sistema di classificazione che aiuta a organizzare le informazioni in categorie ben definite, facilitando l’accesso, il recupero e la gestione delle conoscenze. Le tassonomie sono essenziali nelle aziende, poiché permettono di dare ordine al flusso di dati, facilitando la collaborazione tra i team e migliorando i processi decisionali. Secondo Patrick Lambe, una buona tassonomia non solo facilita l’accesso alle informazioni, ma ottimizza anche l’efficacia operativa dell’organizzazione.
Tipologie di tassonomie nelle aziende
Nel suo lavoro, Lambe identifica diverse tipologie di tassonomie, ognuna con caratteristiche uniche e vantaggi specifici. Ogni tipo di tassonomia è progettato per soddisfare esigenze operative particolari, rispondendo a diversi flussi di informazioni e obiettivi aziendali.
Tassonomia gerarchica (ad albero)
La tassonomia gerarchica è probabilmente la più conosciuta e tradizionale. Organizza le informazioni in una struttura a livelli, con categorie principali che si suddividono in sotto-categorie più specifiche. Ogni livello della gerarchia è direttamente collegato al livello superiore, creando una struttura a piramide.
- Esempio pratico: In un’azienda, la tassonomia ad albero potrebbe essere utilizzata per classificare i documenti aziendali; ad esempio, la categoria principale potrebbe essere “Finanza”, che si suddivide in “Bilanci annuali”, “Report finanziari” e “Dichiarazioni fiscali”.
- Applicazione: È ideale per aziende con una struttura organizzativa chiara e una necessità di organizzare documenti o risorse in modo semplice e comprensibile.
Tassonomia a faccette
La tassonomia a faccette permette di organizzare le informazioni secondo diverse dimensioni contemporaneamente. Ogni elemento può essere descritto da più caratteristiche o “facce”. Questa struttura è particolarmente utile per l’organizzazione di dati complessi, in cui le informazioni appartengono a molteplici categorie simultaneamente.
- Esempio pratico: Un sito di e-commerce potrebbe usare una tassonomia a faccette per organizzare i prodotti in base a categoria, prezzo, marca, colore e taglia, permettendo agli utenti di filtrare i prodotti in modo personalizzato.
- Applicazione: È ideale per aziende che trattano grandi volumi di dati e che necessitano di sistemi di ricerca avanzata che permettano agli utenti di esplorare e filtrare informazioni in modo intuitivo e preciso.
Tassonomia poligerarchica
La tassonomia poligerarchica combina caratteristiche di gerarchie multiple, permettendo agli oggetti di appartenere a più categorie contemporaneamente. È meno rigida della gerarchia tradizionale e più flessibile, consentendo una maggiore complessità nella classificazione delle informazioni.
- Esempio pratico: In una grande organizzazione multinazionale, i documenti potrebbero essere classificati in base a più dimensioni, come il Paese, il dipartimento e il tipo di progetto. Un documento potrebbe quindi appartenere contemporaneamente a “Marketing”, “Nord America” e “Lancio di prodotto”.
- Applicazione: È ideale per aziende con una struttura complessa e con esigenze di categorizzazione che non possono essere ridotte a una sola dimensione.
Tassonomia poligonale
Le tassonomie poligonali si differenziano dalle altre tipologie per il loro approccio non gerarchico. Queste tassonomie non sono strutturate come alberi, ma piuttosto come reti, in cui le informazioni sono collegate da molteplici punti di intersezione. Ogni concetto è collegato ad altri concetti, creando una rete complessa di relazioni.
- Esempio pratico: Una piattaforma di gestione della conoscenza potrebbe utilizzare una tassonomia poligonale per mappare le competenze di ciascun dipendente, collegando le competenze a progetti specifici, interessi professionali, esperienza e risultati passati.
- Applicazione: È ideale per organizzazioni che gestiscono conoscenze altamente specializzate e che richiedono un sistema di collegamento dinamico tra le risorse.
Applicazioni operative delle tassonomie nelle aziende
Le tassonomie non sono solo teorie astratte, ma strumenti concreti che le aziende utilizzano per migliorare la gestione delle informazioni. Secondo Lambe, le tassonomie contribuiscono a:
- Ottimizzare il flusso di conoscenza: Le aziende che utilizzano tassonomie ben progettate possono gestire meglio la conoscenza interna, rendendo le informazioni facilmente accessibili e facilmente condivisibili tra i team.
- Migliorare la collaborazione: Le tassonomie aiutano a migliorare la collaborazione interfunzionale. Se tutti i dipendenti possono accedere alle informazioni necessarie in modo rapido e chiaro, la comunicazione e la cooperazione tra i dipartimenti migliorano notevolmente.
- Supportare le decisioni aziendali: Con una tassonomia ben organizzata, le aziende possono prendere decisioni più rapide e informate, poiché le informazioni sono già classificate e pronte per l’uso immediato.
A chi servono le tassonomie?
Le tassonomie sono utili a tutti i livelli aziendali, dai dirigenti agli operatori. Tuttavia, alcuni gruppi traggono particolari vantaggi dall’implementazione di tassonomie:
- Team di Knowledge Management: Utilizzano le tassonomie per ottimizzare il flusso di informazioni tra i dipartimenti e per gestire le informazioni stesse all’interno dei moderni CMS.
- Team IT: Sono responsabili della creazione e manutenzione delle tassonomie digitali.
- Dipendenti operativi: Traggono vantaggio da una classificazione chiara e organizzata delle risorse, risparmiando tempo nella ricerca di informazioni.
Conclusioni
Le tassonomie sono strumenti fondamentali per organizzare la conoscenza e migliorare l’efficienza operativa nelle aziende. La scelta della tipologia di tassonomia più adatta dipende dalle esigenze specifiche dell’organizzazione, dalla complessità delle informazioni gestite e dal tipo di interazione desiderato tra i team. Le aziende che implementano una buona tassonomia possono migliorare significativamente la gestione delle informazioni, facilitare la collaborazione e prendere decisioni più rapide e informate.
